Vadovai pataria: 6 būdai produktyvumui didinti

Vadovai pataria 6 būdai produktyvumui didinti

Vadovavimas yra viena sudėtingiausių atsakomybių įmonėje. Nesvarbu, ar tai maža įmonė, ar didelė korporacija – visi vadovai yra atsakingi už laiko valdymą, efektyvų resursų paskirstymą, jų panaudojimą ir kitų įmonės poreikių užtikrinimą. Planuodami įmonės strategiją, įmonių vadovai visuomet ieško efektyvių sprendimų, kurie leistų sėkmingai judėti į priekį.

Būdami atsakingi už begalę veiksnių įmonėje, vadovaujantys žmonės turi keletą esminių patarimų. Šie būdai jiems padeda produktyviau išnaudoti savo laiką darbe. Siūlome apžvelgti šiuos būdus ir galbūt pritaikyti juos sau. Visai nesvarbu, ar norite sukurti savo įmonę, ar siekiate tapti produktyvesniu darbuotoju esamoje darbovietėje, pasinaudoję šiais patarimais, vėliau juos galėsite pritaikyti kiekvienam savo gyvenimo aspektui.

1. Darykite pertraukas kas 90 min.

Tarptautinės konsultacijų kompanijos “Energy project” prezidentas Tony Schwartz siūlo daryti pertraukas kas 90 minučių. Anot jo, tokiu būdu produktyvumas gali padidėti, nes žmogaus kūnas turi energijos ciklą, kuris visą dieną veikia 90 min. intervalais. Dirbant daugiau nei 1,5 val. natūralu, kad budrumo lygis mažėja, dėmesys slopsta ir žmogus ima jausti mieguistumą (arba tikrinti socialinius tinklus).

Nenuginčijama tiesa, kad norint išlaikyti darbo našumą, reikia gyventi sprinterio ritmu: intensyviausiai dirbti rytais, darant pertraukas kas 90 min. Taigi, kitą kartą, kai imsite jausti nuovargį, atsitraukite nuo darbo bent kelioms minutėms užuot siekdami ranka dar vieno kavos puodelio.

2. Neleiskite kitiems jūsų trukdyti

Ko gero, dažnas esame atsidūręs situacijoje, kuomet įtemptai dirbant ties vienu projektu, mus sutrukdo kolegos ar vadovas, stoviniuojantys šalia mūsų darbo stalo. Deja, tyrimai rodo, kad žmogui, atitrauktam nuo darbo, gali prireikti net 25 minučių vėl prie jo sugrįžti.

Štai kodėl Andrew Marsh, video žaidimų studijos “Fifth Column Games” vadovas, sukūrė sistemą, užtikrinančią, kad kiekvienas ofiso darbuotojas galėtų dirbti be jokių pašalinių trikdžių.

Šios sistemos simbolis – “Tylos kūgis“, kurį minėtos kompanijos darbuotojai pastato ant savo stalų tuomet, kai nenori būti trukdomi, nebent tai neatidėliotina situacija. „Tylos kūgio“ naudojimas itin naudingas tuomet, kai reikia dirbti ties sudėtingu projektu ir į jį susikoncentruoti. Gebėjimas intensyviai susikoncentruoti be jokių trikdžių – itin vertingas produktyvumo įrankis kiekvienam, dirbančiam „Fifth Column Games“ kompanijoje.

Kolegų informavimas apie jūsų užimtumą yra išties naudingas ir visai nesvarbu, ar jūs turite susikoncentruoti ties itin atsakingais ir svarbiais darbais dvejoms valandoms per dieną, ar ilgai dirbate su ypač sudėtingu ir didelės apimties projektu. Galiausiai, kolegoms tokiu būdu formuojate įprotį atsiųsti jums elektroninį laišką užuot jiems stoviniavus prie jūsų darbo vietos.

3. Valdykite ne tik savo laiką, bet ir energiją

Visi žinome, kaip svarbu yra planuoti ir valdyti savo laiką. Vis dėlto, didesnio efektyvumo pasiektumėte planuodami ne tik laiką, bet ir savo energijos panaudojimą. Pasaulinių kompanijų apžvalgų portalo „The Muse“ vadovė Kathryn Minshew, anot jos kolegų, yra tikra darbo dienos optimizavimo gerbėja. Ji puikiai sugeba paskirstyti savo energiją – daugiausiai pastangų reikalaujančias užduotis Kathryn atlieka tuomet, kai jos energijos lygis siekia aukščiausią lygį – ryte. Be kita ko, susitikimai yra tai, ko „The Muse“ vadovė vengia pirmoje dienos pusėje, todėl juos planuoja kitu dienos laiku.

Jei ir jūs esate ryto žmogus, pirmiausia atlikite svarbiausias ir sudėtingiausias užduotis, o visas kitas pasilikite antrajai dienos pusei, kuomet jūsų energijos atsargos ima po truputi sekti. Jei, vis dėlto, jaučiate, kad intensyviausiai dirbti pavyksta antroje dienos pusėje, darykite atvirkščiai – rytais atlikite mažiausiai pastangų reikalaujančius darbus.

4. Nevergaukite elektroniniam paštui

Gina Trapani, socialinių tinklų analizavimo įrankio „Think Up“ įkūrėja, savo pašto dėžutę pataria tikrinti tik tam tikru dienos metu. Kodėl? Paaiškinimas paprastas: užuot jautę atsakomybę atsakyti į elektroninį laišką tą pačią minutę, kai jį gaunate, tikrinkite jį tik tam tikru sau nusistatytu metu. Taip sutaupysite laiko ir liksite susikoncentravę ties svarbiausiais dienos darbais. Išjunkite pranešimus apie naujai gautus elektroninius laiškus savo telefone ir darykite tai, ką esate suplanavęs tai dienai. Tuo tarpu elektroninį paštą tikrinkite keletą kartų ryte ir vakare.

Žinoma, taip elgtis galima ne visur ir ne visada, ypač tuomet, kai vadovas ar kiti kolegos tikisi iš jūsų greito atsakymo. Vis dėlto, galite maloniai nustebti sulaukę palaikymo iš savo kolegų, kuomet paaiškintumėte jiems apie sau taikomą produktyvumo išnaudojimo būdą. Tim Ferris, „Four Hour Work Week“ knygos autorius, pataria informuoti kolegas apie naująją jūsų el. pašto dienotvarkę, paaiškinant, kad pagrindinė šios dienotvarkės priežastis – asmeninis jūsų produktyvumo darbe didinimas. Informuokite kolegas, kad jie visuomet jums gali paskambinti, atsiradus neatidėliotiniems klausimams. Jūs taip pat galite įjungti auto atsakiklį savo elektroniniame pašte, informuojantį, kada artimiausiu metu jūs tikrinsite pašto dėžutę ir kokiu kitu būdu žmonės jus gali pasiekti.

5. Stenkitės išlaikyti savo elektroninius laiškus trumpus ir malonius

Vadovai neturi laiko skaityti romanų. Neturi laiko ir juos rašyti. Andrew Torba, Facebook reklamos įrankio “Kuhcoon” kūrėjas, kartais rašo vieno žodžio elektroninius laiškus ir pataria į savo elektroninio laiško tekstą žiūrėti kaip į tekstą socialiniame tinkle “Twitter” – lyg jie abu turėtų 140-ies simbolių limitą. Mąstykite kritiškai ir efektyviai, ypač tuomet, kai bendraujate elektroniniu paštu ar kitomis komunikacijos priemonėmis. Išlaikydami trumpus elektroninius laiškus jūs ne tik sutaupysite savo laiko, bet vienodai jo sutaupysite ir savo kolegoms, skaitantiems jūsų laiškus. Jei, vis dėlto, norite aptarti svarbų klausimą, kuriam neužteks trumpos žinutės elektroniniame pašte, suplanuokite trumpą (5-10 min. trukmės) pokalbį telefonu. Šis būdas kur kas efektyvesnis nei ilgas apsikeitimo elektroniniais laiškais procesas.

6. Deleguokite darbus kitiems

Jei visuomet jaučiatės taip, lyg turėtumėte viską padaryti jūs vienas, anksčiau ar vėliau pervargsite. Todėl darbų delegavimas yra vienas efektyviausių laiko valdymo būdų. Šis procesas palengvina jūsų darbo krūvį ir leidžia susitelkti tik ties tais darbais ir užduotimis, kurias išmanote geriausiai. Itin svarbu, prieš perduodant darbą konkrečiam žmogui, įsitikinti, kad jis tikrai įvykdys šį darbą kokybiškai ir nustatytu laiku. Darbų perdavimas yra vienas esminių produktyvumo šaltinių. Be to, nevertinkite darbų delegavimo kaip būdo išvengti savo užduočių vykdymo.

Kartais dienotvarkės valdymas gali pasirodyti sunkiai įmanomas, bet jei vadovausitės straipsnyje pateiktais patarimais, nustebsite, kiek daug galite padaryti per vieną darbo dieną.

 

Šaltinis:
themuse.com