Eglė Vaitkevičiūtė: „Kai turi mažai laiko, mobilizuojiesi ir dirbi rezultatyviai“

Vadovui laiko valdymas vienas iš esminių darbo efektyvumo elementų. Eglė Vaitkevičiūtė, dviejų vaikų mama ir „BAA Training” vadovė, jau aštuonerius metus sėkmingai vadovaujanti trečiam pagal dydį nepriklausomam aviacinių mokymų centrui Europoje, dalinasi savo sėkmės receptu.

Kaip pradedate savo dieną? Kaip atrodo jūsų rytas? Galbūt turite taisyklių, ritualų?

Mano darbo diena prasideda 6:00 val. ryto ir pirmiausia ji prasideda mamos vaidmenyje. Aš keliuosi pirma, kad spėčiau susiruošti, o tuomet visa šeima kartu ruošiame pusryčius. Šeimoje turime dvi taisykles dienai pradėti ir užbaigti: pusryčiaujame visada kartu ir vakarinę arbatą geriame taip pat kartu.

Kaip atrodo jūsų kelionė į darbą?

Važiuojant į darbą dažnai tenka užgaišti transporto spūstyse, tačiau šį laiką visuomet stengiuosi išnaudoti kuo efektyviau. Dažniausiai, kelionės į darbą metu atlieku bent kelis darbinius pokalbius telefonu. Kadangi šiuo metu turime Vietnamo projektą, tai didžiąją dalį laiko, praleisto rytiniuose kamščiuose, skiriu būtent Vietnamo situacijos peržiūrai, tolimesnių žingsnių numatymui, klausimų aptarimui. Dėl laiko juostų skirtumo tarp Lietuvos ir Vietnamo tiek man, tiek Hošimine esantiems partneriams bei kolegoms šie ankstyvi ryto pasitarimai yra itin patogūs. Kamščių metas taip pat patogus konferenciniams skambučiams su klientais Azijoje. Tokiu būdu ne tik išnaudoju laiką, bet taip pat atvykstu į darbą jau išsisprendus kelis klausimus ir „užsivedus“ darbui.

Grįžkime prie vaikų. Esate dviejų vaikų mama. Kaip jums pavyksta motinystę suderinti su atsakingomis pareigomis įmonėje?

Turiu išorinę pagalbą ir tikrai neįsivaizduoju, kaip galėčiau be jos išsiversti. Pasakysiu atvirai: yra mamų, kurios sako, kad viskas įmanoma, ir aš jomis tikiu, bet, deja, man tai yra sunkiai įmanoma: ne su mano darbo grafiku ir ne su mano kelionėmis, kurios irgi yra mano darbo dalis.

Dėka pagalbos su vaikais ir namų buityje, galiu likusį nuo darbo laiką skirti tikrai kokybiškam praleidimui su šeima: keliauti, eiti į muziejus, skaityti, įsitraukti į juos dominančius žaidimus. Kokybiškas laikas, skirtas šeimai, yra mano suderinamumo receptas. Ar jis geras, nežinau, ateitis parodys. Aš tikiu, kad vaikai turi matyti dirbančią mamą. Klausimas yra, kiek ji turėtų dirbti. Vėl gi, tai yra kiekvienos šeimos atskiras susitarimas ir labai daug priklauso nuo pačių vaikų – kiek mamos jiems reikia, kaip jie reaguoja, kaip priima jos darbinį grafiką.

Pavyzdžiui, vyresnėliui kur kas paprasčiau mane išleisti į kelionę, o štai su dukra turime pasiruošti mano išvykimui iš anksto. Kiekvieną kartą aptariame tokios kelionės svarbą atsižvelgiant į mano darbines atsakomybes – kartu aiškinamės priežastis, kodėl man reikia išvykti. Dukrai tai leidžia pasijusti įtrauktai. Jai reikalingas laikas nusiteikti mano išvykimui, ypač, jei manęs nebus ilgesnį laiką namuose. Tokiu atveju su vaikais dar deriname ir „kompensacijas“. Savo ilgas išvykas kompensuoju ne daiktais, o pramogomis ir papildomu laiku, skirtu tik jiems. Gal nuskambės juokingai, bet prieš kiekvieną ilgesnę mano kelionę sudarinėjame kontraktą su vaikais. Tai irgi yra darbas ir ganėtinai sudėtingas, tačiau tikrai įmanomas. Įmanomas tuomet, kai abi pusės yra įsitraukę, supranta situaciją ir ją mato vienodai.

Grįžkime prie darbo. Ar skirstote savo darbo pobūdį tam tikromis savaitės dienomis?

Tikrai taip. Skirstau ir dienomis, ir valandomis – vienus dalykus aptariu rytais, kitus vakarais. Ne paslaptis, kad organizacijoje dirbame su „Lean“ sistemos diegimu, kuriam ir skiriu savo rytinį laiką. Tuo metu stengiuosi neplanuoti jokių papildomų susitikimų („Lean“ – procesas, padedantis didinti organizacijos produktyvumą – aut. past.). Vienas iš pagrindinių mano darbų šiais metais yra įsitraukimas į visos organizacijos kelionę „Lean“ metodu, todėl pati aktyviai dalyvauju pasirinktinai tam tikromis dienomis skirtingų departamentų arba skyrių lean‘uose.

Vėliau prasideda darbiniai susitikimai. Pirmadieniais daugiau laisvo laiko pasilieku nesuplanuotiems ir neatidėliotiniems darbams, nes būtent pirmadieniais jų atsiranda daugiausiai. Taip pat pirmadieniai ir penktadieniai skiriami plėtros ir einamųjų organizacijos klausimų aptarimui ir sprendimui. Kitaip tariant, šios dienos skirtos per savaitę atliktų darbų aptarimui ir artėjančios savaitės darbų suplanavimui. Antradienius – ketvirtadienius skiriu mūsų organizacijos startuolių, inžinierinių, programinių, Emblick, HR klausimų aptarimui ir sprendimui.

Na ir, natūralu, dažnai savaitės planus pakoreguoja kelionės. Tiesa, jas planuoju taip, kad penktadieniais būčiau Lietuvoje. Na ir, be abejonės, savaitgaliais. Kita vertus, kuomet per penkias darbo dienas laukia dvi ar trys kelionės, keliavimo tempas tampa ganėtinai įtemptas. Todėl stengiuosi jį paversti kuo produktyvesniu – kai laiko turiu mažai, mobilizuojuosi ir dirbu pakankamai rezultatyviai.

Ar tai reiškia, kad kelionių metu multitask‘inate?

Žinoma. Daug keliaujant reikia išmokti dirbti telefonu – nesvarbu, ar stovi eilėje prie bagažo, ar stiuardesė iki paskutinės sekundės prieš pakilimą ragina padėti telefoną šalin. Tu turi išmokti dirbti keliaujant, nes priešingu atveju „paskęsi“. To nedarant paskui tampa labai sunku pasivyti einamuosius darbus (backlog‘ą). Ši taisyklė galioja ne tik vadovams. Ji aktuali visiems, kurie daug keliauja.

Turiu dar vieną taisyklę – kartą per metus atostogauju ne trumpiau nei dvi savaites ir tuo metu nedirbu. Tai reiškia, kad mano vaikai manęs nemato su telefonu iki tol, kol jie nueina miegoti. Tai yra vienas vienintelis kartas metuose, kuomet jie žino, jog turi nedalomą mane. Organizacijoje visi žino, kad jei išvažiuoju atostogauti, pasiekiama būsiu tik vėlai vakare. Kritinės situacijos atveju yra du – trys žmonės organizacijoje, kurie žino, kaip mane pasiekti per artimą asmenį, tam kad aš nepažeisčiau duoto pažado vaikams.

O ką reiškia „pasiekiama tik nuo vakaro“? Ar vakare vis dėlto dirbate?

Elektroninio pašto tikrinimas man iš tiesų yra tarsi „liga“ (šypsosi). Vakare aš vis tiek patikrinu pašto dėžutę. Jei yra klausimų, kuriuos reikia atsakyti, aš juos atsakau, nors dažniausiai tai būna vos keli klausimai. Žinoma, visos situacijos, susijusios su klientais ar partneriais, yra sprendžiamos arba deleguojamos. Kaip susitvarkyti su per atostogų metų susikaupusiais darbais? Ypač tuomet, kai pašto dėžutėje laukia kone 800 neperskaitytų laiškų? Tiesą sakant, niekaip. Aš tiesiog jų nebeskaitau, nes jeigu manęs reikia, su manim susisieks man grįžus į darbą, todėl nematau poreikio skaityti savaitės arba dviejų senumo laiškus. Dažniausiai šiuose laiškuose kalbama apie situacijas, kurios yra ne mano sprendimo ar prioriteto galioje, arba jau buvo išspręstos.

Kalbant apie elektroninį paštą ir laiškus – kaip neužsikemša jūsų pašto dėžutė? Gal turite savo taisyklių?

Iš tikrųjų viena iš taisyklių pašto dėžutei neužkimšti, tai minėtoji atostogų taisyklė. Man ji pasiteisina. Žiūrint iš kasdieninės perspektyvos, tai yra du paprasti dalykai: aš visą laiką sakau, kad jei man parašo klausimą elektroniniame laiške, tai jis nėra skubus. Kita vertus, aš skaitau visus savo elektroninius laiškus ir skaitau juos nuolat. Taip, būna, kad išorinio susitikimo metu aš to daryti negaliu, bet kartą per valandą ar pusantros aš vis tiek patikrinu pašto dėžutę. Visuomet atkreipiu dėmesį į antraštes. Jei matau, kad klausimas skubus, stengiuosi jį išspręsti tą pačią akimirką. Antras, paraleliai einantis prioritetas – iš klientų ateinantys laiškai. Visa kita yra arba deleguojama, arba, jei matau, kad klausimas svarbus, sprendžiu skambučiu. Atvirai sakant, stengiuosi spręsti daugiau bendraujant telefonu arba akis į akį, nebent tai dėl kažkokios priežasties reikalauja susirašinėjimo. Džiaugiuosi, kad šiandien aš turiu labai gerą komandą, todėl ir neatidėliotinų klausimų neturiu labai daug.

Nors, kaip ir minėjote, neatidėliotinų klausimų turite nedaug, tačiau su stresu kovoti, ko gero, vis tiek tenka. Turbūt tikrai turite būdų, kaip su juo susitvarkyti?

Tiesą sakant, mano dukra yra tarsi mano streso termometras. Ji jaučia, kada aš nesu atsiribojus nuo darbo būdama namie, o aš tai matau jos elgesyje. Kita vertus, nesu itin daug stresuojantis žmogus. Neneigiu, pasitaiko situacijų, kuomet stresas nugali ir mane, tačiau tokių situacijų nėra daug. Be abejonės, įtampos daug ir ji dažnai pasiekia aukštą lygmenį, tačiau įtemptas darbas yra mano kasdienybė. Vertinu tai kaip tam tikrus iššūkius, kurie stumia mane į priekį. Tai yra sveika įtampa, kurios mūsų organizacijoje tikrai yra. Pati įtampa nėra problema. Problema yra, kuomet įtampa perauga į panišką stresą ir žmogus nebesugeba susivaldyti, jis užsibūna toje sudėtingoje situacijoje. Tokiu atveju reikia sugebėti apčiuopti ribą tarp įtampos ir panikos ir atrasti būdų, kaip toliau kovoti ir susitvarkyti. Turiu du būdus, kurie man padeda kovoti su per didele įtampa, kurią kartais vis tik parsinešu namo. Pirmas būdas – sportas, antras – miegas. Tai yra du receptai, kurie man padeda reabilituotis.

Vadovavimas organizacijai tai ne tik stresinių situacijų ar neatidėliotinų klausimų sprendimas, bet ir darbuotojų motyvavimas, vedimas į priekį. Kur semiatės vadovavimo patarimų?

Aš nuolatos mokausi – mokausi su kiekvienu naujai prie organizacijos prisijungusiu žmogumi. Kai dirbi su 18 žmonių, tampi šeima, kurioje visi vieni kitus pažįsta, todėl ir tarpusavyje susitarti nėra sunku. Visai kas kita yra vadovauti 200 žmonių ar net gi 3000 žmonių organizacijai. Kai įmonė užauga ir tenka vadovauti didelei organizacijai, nebegali pritaikyti asmeninio santykio, tinkamo vadovauti mažam kolektyvui. Dalį praktinių patarimų galima pasisemti knygose, kreiptis į kolegas, kurie turi panašios patirties. Nemažai idėjų ir minčių, patarimų su pavyzdžiais galima išgirsti konferencijose. Vis dėlto, aš manau, kad nesvarbu, kokio lygio, tačiau kiekvienam vadovui yra reikalingas mentorius ar koučeris – pašalinis asmuo, į kurį gali kreiptis spręsdamas sudėtingas situacijas ar ieškodamas atsakymų. Džiaugiuosi, kad turiu tokių žmonių, kurie man gali būti ir mentoriais, ir koučeriais. Kai reikia, aš kreipiuosi į juos.

Be to, šioje srityje tobulėti man padeda įvairios literatūros skaitymas, kam skiriu tikrai daug laiko, ar net susitikimai su partnerių bei klientų vadovais. Suprantu, jog visose srityse problemos yra panašios ir būdingos tam tikriems tarpsniams: kuomet oro linijos skundžiasi pilotų trūkumu, mums, verslui, trūksta darbuotojų. Paralelinių situacijų išties daug, o bendravimas tarpusavyje ir dalinimasis patirtimi suteikia galimybes šias situacijas spręsti.